Với người ở bản xa vùng Trùng Khánh, nộp hồ sơ trực tuyến có thể tiết kiệm nửa ngày đi đường núi lên trụ sở xã mới. Quy trình chung gồm năm bước: có tài khoản định danh điện tử (VNeID mức 2) để đăng nhập, chọn đúng thủ tục và đúng cơ quan, chụp hoặc quét giấy tờ rõ nét, nộp và thanh toán lệ phí nếu có, rồi theo dõi kết quả qua tin nhắn hoặc mã hồ sơ.
Bài này đi qua từng bước bằng ngôn ngữ đơn giản, kèm các mẹo cho vùng sóng yếu, cách để con cháu giúp ông bà mà không lộ thông tin, và những dấu hiệu lừa đảo mạo danh cán bộ. Giao diện cổng dịch vụ công và ứng dụng có thể thay đổi theo thời gian; nếu khác với mô tả, làm theo hướng dẫn trên màn hình hoặc hỏi cán bộ một cửa.
Bước 1: tài khoản để đăng nhập
Đa số dịch vụ công trực tuyến hiện nay cho phép đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử trên ứng dụng VNeID. Tài khoản mức 2 được kích hoạt sau khi bạn đến công an xã xác thực sinh trắc học. Nếu chưa có, đây là việc đầu tiên cần làm; không có tài khoản thì không đi tiếp được các bước sau.
Khi kích hoạt, dùng số điện thoại đứng tên chính mình, vì mã xác nhận sẽ gửi về số đó mỗi lần đăng nhập ở thiết bị mới. Ở vùng Trùng Khánh, nhiều người già dùng điện thoại cũ không cài được ứng dụng mới; trong trường hợp đó, con cháu có thể giúp trên máy của họ nhưng phải để chính chủ tài khoản xác nhận, không dùng tài khoản của người này làm thủ tục cho người khác nếu thủ tục không cho phép.
Ghi nhớ mật khẩu và mã khoá ở chỗ an toàn trong nhà, không ghi trên vỏ điện thoại. Quên mật khẩu thì dùng chức năng khôi phục trên ứng dụng; nếu không được, đến công an xã để được hỗ trợ.
Bước 2: chọn đúng thủ tục và đúng cơ quan
Trên cổng dịch vụ công, mỗi thủ tục có tên chính thức, thường dài và nhiều chữ hành chính. Cách tìm nhanh là gõ từ khoá ngắn như "khai sinh", "thường trú", "trích lục", "đăng ký xe", rồi đọc kỹ tên thủ tục trong danh sách. Ví dụ "đăng ký khai sinh" khác "đăng ký lại khai sinh"; chọn nhầm là hồ sơ bị trả về.
Sau khi chọn thủ tục, hệ thống hỏi tỉnh, xã nơi nộp. Chọn tỉnh Cao Bằng và đúng xã mới (Trùng Khánh, Đàm Thủy, Đình Phong, Đoài Dương, Trà Lĩnh, Quang Hán hoặc Quang Trung). Danh sách xã cũ có thể không còn trong danh mục; nếu không biết xã cũ của mình nay thuộc xã mới nào, hỏi trưởng thôn trước khi nộp.
Mỗi thủ tục có phần mô tả thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết, phí và lệ phí. Đọc phần này trước khi chụp giấy tờ, để chụp đủ một lần. Nếu thấy khó hiểu, gọi hỏi bộ phận một cửa hoặc nhờ người đã từng làm.
Cẩn thận với các trang web, trang mạng xã hội giả giao diện cổng dịch vụ công. Chỉ vào cổng bằng cách gõ đúng địa chỉ chính thức hoặc qua mục dịch vụ công trong ứng dụng VNeID, không bấm vào đường dẫn lạ được gửi qua tin nhắn.
Bước 3: chụp giấy tờ sao cho được nhận
Phần lớn hồ sơ trực tuyến bị trả lại vì ảnh giấy tờ không đọc được. Vài mẹo dưới đây giúp ảnh chụp bằng điện thoại đạt yêu cầu.
- Đặt giấy tờ trên mặt phẳng sẫm màu, chụp thẳng từ trên xuống, không nghiêng, đủ bốn góc.
- Chụp ở chỗ có ánh sáng tự nhiên đều, như cạnh cửa sổ ban ngày; tránh đèn chiếu thẳng gây loá, tránh bóng tay, bóng điện thoại đè lên giấy.
- Giấy tờ nhiều trang chụp đủ từng trang theo đúng thứ tự; giấy tờ hai mặt chụp cả hai mặt.
- Kiểm lại ảnh bằng cách phóng to: chữ, số, con dấu phải đọc được rõ. Ảnh mờ thì chụp lại ngay.
- Nếu ứng dụng cho phép, dùng chức năng quét tài liệu để tự cắt viền và làm phẳng ảnh.
- Với giấy tờ cũ nhoè, ố vàng, chụp vẫn không rõ thì nên mang bản chính lên xã hoặc xin bản sao, trích lục mới trước.
Giữ ảnh giấy tờ trong một thư mục riêng trên điện thoại, đặt tên dễ nhớ, để lần sau dùng lại. Không gửi ảnh giấy tờ qua các nhóm chat đông người.
Bước 4: nộp, ký và thanh toán
Điền tờ khai trực tuyến theo các ô yêu cầu; nhiều thông tin như họ tên, ngày sinh, nơi cư trú được tự điền từ cơ sở dữ liệu dân cư khi bạn đăng nhập bằng định danh điện tử. Nếu thông tin tự điền sai, dừng lại và sửa dữ liệu gốc trước, vì nộp hồ sơ với thông tin sai sẽ kéo theo giấy tờ mới cũng sai.
Tải ảnh giấy tờ vào đúng mục tương ứng. Một số thủ tục yêu cầu xác nhận, cam kết bằng mã gửi về điện thoại. Đọc kỹ nội dung cam kết trước khi xác nhận, nhất là các cam kết về thông tin khai là đúng sự thật.
Nếu thủ tục có phí, lệ phí, hệ thống sẽ đưa ra lựa chọn thanh toán trực tuyến qua ngân hàng hoặc ví điện tử được kết nối. Chỉ thanh toán trên trang chính thức của cổng dịch vụ công, không chuyển tiền vào số tài khoản cá nhân nào. Lưu lại biên nhận thanh toán.
Khi nộp thành công, bạn nhận mã hồ sơ. Chụp màn hình hoặc ghi lại mã này; đó là chìa khoá để tra cứu và hỏi han về sau.
Bước 5: theo dõi và nhận kết quả
Sau khi nộp, hồ sơ được cán bộ tiếp nhận kiểm tra. Bạn có thể nhận tin nhắn hoặc thông báo trên ứng dụng khi hồ sơ được tiếp nhận, cần bổ sung, hoặc đã có kết quả. Ở vùng sóng yếu, tin nhắn có thể đến chậm; mỗi vài ngày nên đăng nhập kiểm tra trạng thái hồ sơ một lần.
Nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, đọc kỹ lý do, bổ sung đúng thứ được yêu cầu trong thời hạn. Đừng nộp một hồ sơ mới thay vì bổ sung, vì sẽ tạo ra hai hồ sơ song song gây rối.
Kết quả có thể là bản điện tử (lưu trên tài khoản, có giá trị theo quy định), bản giấy nhận tại bộ phận một cửa, hoặc gửi qua bưu chính về tận nhà. Ở vùng núi, nhận qua bưu chính tiện nhưng cần ghi địa chỉ thật cụ thể, kèm tên bản, tên xã cũ, số điện thoại đang dùng, để bưu tá tìm được nhà.
Khi nhận kết quả, kiểm tra ngay thông tin trên giấy tờ: họ tên, dấu thanh, ngày sinh, tên bản, tên xã. Phát hiện sai sót trong những ngày đầu thì đề nghị đính chính dễ hơn nhiều so với khi giấy tờ đã được dùng cho các việc khác. Lưu bản điện tử của kết quả vào kho giấy tờ trên tài khoản, để lần sau không phải xin bản sao nữa.
Sóng yếu, điện thoại cũ, không biết chữ: cách xoay xở
Sóng yếu ở bản. Chụp sẵn giấy tờ ở nhà, chuẩn bị đủ, rồi mang điện thoại ra chỗ có sóng tốt như trung tâm xã, khu chợ, trường học để nộp. Tải ảnh lên tốn dữ liệu, nên dùng mạng không dây nếu có.
Điện thoại cũ. Nhờ người thân có máy tốt hơn đăng nhập giúp, nhưng chính chủ phải có mặt để xác nhận mã. Đăng xuất tài khoản khỏi máy người khác sau khi dùng xong.
Người không thạo chữ hoặc không thạo tiếng phổ thông. Nhờ con cháu, cán bộ một cửa hoặc tổ công nghệ số cộng đồng ở thôn. Yêu cầu họ đọc lại thông tin bằng tiếng mẹ đẻ trước khi xác nhận.
Mất điện, hết pin. Mùa mưa bão, mất điện ở bản có khi kéo dài. Sạc đầy điện thoại và sạc dự phòng trước khi dự định nộp hồ sơ.
Vẫn không làm được. Không sao. Nộp trực tiếp vẫn luôn là lựa chọn; trực tuyến là để thuận tiện hơn, không phải bắt buộc với mọi người.
Những việc người vùng Trùng Khánh hay nộp trực tuyến
Không phải thủ tục nào cũng làm trọn trên mạng được. Dưới đây là nhóm việc thường được hỗ trợ trực tuyến toàn phần hoặc một phần; danh mục cụ thể luôn kiểm trên cổng dịch vụ công vì có thể thay đổi.
- Hộ tịch: đăng ký khai sinh, khai tử, cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận tình trạng hôn nhân.
- Liên thông cho trẻ nhỏ: khai sinh kèm đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế trong một lần nộp.
- Cư trú: đăng ký thường trú, tạm trú, gia hạn tạm trú, khai báo tạm vắng ở các trường hợp được hỗ trợ.
- Xe: kê khai đăng ký xe, nộp lệ phí, thủ tục thu hồi khi bán xe; việc kiểm tra xe thực tế làm theo hướng dẫn.
- Hộ chiếu: đề nghị cấp hộ chiếu phổ thông, nhận kết quả qua bưu chính.
- Chứng thực điện tử: bản sao điện tử từ bản chính để dùng cho các hồ sơ trực tuyến khác.
- Phản ánh, kiến nghị: gửi ý kiến về thủ tục, về thái độ phục vụ, về sự cố hạ tầng (đường hỏng, điện, nước) qua kênh tiếp nhận của tỉnh hoặc xã.
Việc đất đai, kinh doanh nhiều khi có phần trực tuyến nhưng vẫn cần xác minh tại chỗ hoặc nộp bản chính. Với những việc này, nộp trực tuyến giúp giảm số lần đi lại chứ thường không thay hẳn được việc gặp cán bộ.
Lừa đảo mạo danh cán bộ: nhận diện và tự bảo vệ
Song song với dịch vụ công trực tuyến là các chiêu lừa đảo nhắm vào người dân, nhất là người lớn tuổi ở vùng xa: gọi điện xưng là cán bộ công an, cán bộ xã, yêu cầu "cập nhật định danh", "đồng bộ dữ liệu sau sáp nhập", gửi đường link cài ứng dụng giả, hoặc đọc mã xác thực. Một khi đọc mã hoặc cài ứng dụng lạ, kẻ gian có thể chiếm tài khoản, rút tiền trong tài khoản ngân hàng.
Nguyên tắc vàng cần dặn cả nhà: cán bộ không gọi điện yêu cầu đọc mã xác thực, không yêu cầu cài ứng dụng qua đường link gửi tin nhắn, không yêu cầu chuyển tiền vào tài khoản cá nhân. Ứng dụng VNeID chỉ cài từ kho ứng dụng chính thức của điện thoại. Có bất kỳ nghi ngờ nào, cúp máy và gọi hỏi lại công an xã hoặc đến trực tiếp.
Nếu lỡ cung cấp thông tin hoặc đã bị chuyển tiền, báo ngay cho ngân hàng để khoá tài khoản và báo cho công an xã. Báo càng sớm, cơ hội ngăn chặn thiệt hại càng cao.
Câu hỏi thường gặp
Không có VNeID mức 2 có nộp hồ sơ trực tuyến được không?
Hầu hết thủ tục trực tuyến hiện yêu cầu đăng nhập bằng định danh điện tử. Nếu chưa có, đến công an xã để kích hoạt mức 2, hoặc nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận một cửa của xã.
Ở bản không có sóng thì nộp hồ sơ thế nào?
Chụp sẵn giấy tờ, chuẩn bị đủ ở nhà, rồi ra chỗ có sóng tốt như trung tâm xã, chợ, trường học để nộp. Hoặc nhờ người thân ở nơi có mạng nộp giúp khi thủ tục cho phép.
Con cháu nộp hộ ông bà có được không?
Được trong nhiều trường hợp, nhưng ông bà phải là người xác nhận trên tài khoản của chính mình hoặc có uỷ quyền phù hợp. Không dùng tài khoản của người này để làm thủ tục mang danh người khác.
Hồ sơ trực tuyến bị trả về vì ảnh mờ thì phải nộp lại từ đầu không?
Thường chỉ cần bổ sung hoặc chụp lại đúng giấy tờ bị yêu cầu theo hướng dẫn trên hệ thống. Đọc kỹ thông báo và bổ sung trong thời hạn, không tạo hồ sơ mới song song.
Kết quả gửi qua bưu điện có về tới bản không?
Có thể gửi về địa chỉ bạn khai. Ghi địa chỉ thật cụ thể: tên bản, xã mới kèm tên xã cũ, số điện thoại đang dùng, để bưu tá liên hệ. Ở bản xa, có khi bưu tá hẹn nhận ở trung tâm xã.
Có người gọi điện xưng công an yêu cầu đọc mã xác thực VNeID thì sao?
Không đọc, cúp máy. Cơ quan chức năng không yêu cầu đọc mã qua điện thoại. Gọi lại công an xã hoặc đến trực tiếp để hỏi nếu còn lo.