Từ ngày 1/7/2025, huyện Trùng Khánh không còn; người dân vùng này làm phần lớn giấy tờ ở một trong bảy xã mới: Trùng Khánh, Đàm Thủy, Đình Phong, Đoài Dương, Trà Lĩnh, Quang Hán, Quang Trung. Có ba lối chính: nơi tiếp nhận và trả kết quả một cửa của uỷ ban nhân dân xã (nhiều nơi gọi là trung tâm phục vụ hành chính công xã), công an xã cho căn cước, cư trú, đăng ký xe máy, và dịch vụ công trực tuyến hoặc ứng dụng VNeID cho các việc nộp qua mạng được.
Những việc thuộc thẩm quyền cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên ngành, như hộ chiếu, một số giấy phép, việc của doanh nghiệp, thường nộp trực tuyến hoặc tại cơ quan cấp tỉnh ở thành phố Cao Bằng. Bài này giúp bạn xác định việc của mình rơi vào lối nào, cần chuẩn bị gì, và tránh một chuyến đi vô ích trên đường núi. Thẩm quyền cụ thể từng thủ tục có thể được điều chỉnh bằng văn bản mới, nên mọi phân loại ở đây là định hướng, không thay cho hướng dẫn chính thức.
Bộ máy thay đổi thế nào từ tháng 7/2025
Trước tháng 7/2025, một gia đình ở xã Chí Viễn muốn làm giấy khai sinh cho con thì lên uỷ ban xã Chí Viễn; muốn đăng ký hộ kinh doanh thì xuống phòng chuyên môn của huyện ở thị trấn Trùng Khánh; việc đất đai có khi qua cả xã lẫn huyện. Ba tầng tỉnh – huyện – xã mỗi tầng giữ một phần thẩm quyền, người dân phải nhớ việc nào ở tầng nào và đi lại nhiều lần.
Khi chính quyền địa phương chuyển sang hai cấp, tầng huyện bị bỏ. Hai mươi mốt xã, thị trấn của vùng Trùng Khánh cũ được gom thành bảy xã mới, mỗi xã lớn hơn trước nhiều lần. Phần lớn việc trước đây thuộc huyện được chuyển xuống xã, một phần chuyển lên tỉnh. Với người dân, điều này có nghĩa là các thủ tục đời thường dồn về một đầu mối gần hơn về thẩm quyền, nhưng có khi xa hơn về khoảng cách địa lý, vì trụ sở xã mới không còn nằm ngay trong xã cũ của mình.
Ví dụ, người ở vùng Ngọc Khê cũ nay thuộc xã Đình Phong; trụ sở của xã mới có thể đặt ở khu trung tâm một xã cũ khác, cách nhà mình một quãng đường núi. Trước khi đi, nên hỏi rõ trụ sở xã mới đặt ở đâu, có điểm tiếp nhận phụ nào gần nhà không, và ngày giờ làm việc. Nhiều xã bố trí cán bộ đến thôn, bản hỗ trợ theo đợt; hỏi trưởng thôn là cách nhanh nhất để biết.
Việc thường gặp và nơi thường tiếp nhận
Bảng dưới phân loại theo nguyên lý chung của mô hình hai cấp. Đây là bản đồ định hướng; thẩm quyền cụ thể có thể thay đổi theo văn bản của Chính phủ, bộ ngành và tỉnh Cao Bằng.
| Nhóm việc | Nơi thường tiếp nhận | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khai sinh, kết hôn, khai tử, trích lục hộ tịch | Một cửa của xã; nhiều việc nộp trực tuyến được | Khai sinh, khai tử có thời hạn đăng ký theo luật |
| Chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng | Một cửa của xã | Mang bản chính để đối chiếu |
| Căn cước, cư trú (thường trú, tạm trú) | Công an xã; một phần qua VNeID | Cần có mặt khi thu sinh trắc học |
| Đăng ký, sang tên xe máy | Công an xã nơi được giao đăng ký xe | Ô tô có thể theo phân cấp khác |
| Đất đai: đăng ký biến động, cấp sổ | Một cửa của xã hoặc chi nhánh đăng ký đất đai phụ trách khu vực | Hồ sơ qua nhiều khâu |
| Hộ kinh doanh | Một cửa của xã | Thuế làm việc với cơ quan thuế quản lý địa bàn |
| Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh | Công an tỉnh hoặc trực tuyến | Kết quả có thể nhận qua bưu chính |
| Việc của doanh nghiệp | Cơ quan cấp tỉnh, chủ yếu trực tuyến | Không thuộc một cửa xã |
Cột "nơi thường tiếp nhận" là nơi nhận hồ sơ, không nhất thiết là nơi quyết định. Có những hồ sơ nộp ở xã nhưng được chuyển lên cơ quan cấp tỉnh xử lý, xã chỉ trả kết quả. Vì vậy thời gian giải quyết của những việc này có thể dài hơn những việc xã tự làm.
Nộp trực tuyến: khi nào nên dùng
Hệ thống dịch vụ công trực tuyến cho phép nộp nhiều thủ tục mà không cần đến trụ sở: đăng ký khai sinh, khai tử, cấp bản sao trích lục hộ tịch, đăng ký thường trú, tạm trú, một số thủ tục đất đai và kinh doanh. Ứng dụng VNeID cho phép thực hiện một số thủ tục cư trú, xác thực danh tính, xuất trình giấy tờ điện tử. Với người ở bản xa, đây là cách tiết kiệm một ngày đi lại.
Điều kiện để nộp trực tuyến là có tài khoản định danh điện tử (thường là VNeID mức 2) hoặc tài khoản dịch vụ công, có điện thoại thông minh hoặc máy tính, có sóng mạng đủ để tải giấy tờ lên. Ở vùng núi, điều kiện thứ ba đôi khi là trở ngại; nhiều người chụp sẵn giấy tờ rồi ra chỗ có sóng tốt ở trung tâm xã mới nộp.
Không phải ai cũng tự làm được. Người già, người không rành công nghệ có thể nhờ con cháu, nhờ cán bộ tại bộ phận một cửa hướng dẫn, hoặc nhờ tổ công nghệ số cộng đồng ở thôn. Khi nhờ người khác, không đưa mật khẩu tài khoản định danh cho người lạ, và theo dõi tin nhắn kết quả trên điện thoại của chính mình.
Chuẩn bị trước khi đến một cửa của xã
Một lần đi trên đường núi tốn nửa ngày, có khi cả ngày. Chuẩn bị kỹ những thứ dưới đây giúp tránh phải quay lại lần hai.
- Hỏi trước thủ tục cần giấy tờ gì: qua cán bộ thôn, qua người đã làm, hoặc tra trên cổng dịch vụ công (danh mục thủ tục có ghi thành phần hồ sơ).
- Mang căn cước bản gốc; nếu có định danh điện tử mức 2, mang theo điện thoại đã đăng nhập VNeID.
- Mang bản chính các giấy tờ cần đối chiếu (giấy khai sinh, sổ đỏ, giấy chứng nhận kết hôn…), kèm bản sao nếu thủ tục yêu cầu.
- Nếu làm thay người khác, mang giấy uỷ quyền hợp lệ theo quy định của thủ tục đó.
- Ghi sẵn địa chỉ theo cả tên xã cũ và xã mới, tên thôn, bản, để cán bộ tra dữ liệu nhanh.
- Đi buổi sáng sớm: trụ sở xã mới phục vụ nhiều người hơn trước, buổi sáng ngày đầu tuần và ngày gần chợ phiên có thể đông.
Khi nộp xong, giữ giấy biên nhận, ghi ngày hẹn trả kết quả và hỏi có thể tra cứu tình trạng hồ sơ trực tuyến hay không. Nhiều hồ sơ có mã số để tra trên cổng dịch vụ công, không cần đi hỏi trực tiếp.
Nộp ở xã khác, nộp không theo nơi cư trú
Một câu hỏi người dân hay đặt ra: đang đi làm ở thành phố Cao Bằng thì có nộp hồ sơ ở đó được không, hay phải về đúng xã quê? Xu hướng chung trong cải cách hành chính là mở rộng việc tiếp nhận hồ sơ không phụ thuộc địa giới hành chính trong phạm vi tỉnh cho những thủ tục phù hợp. Điều đó có nghĩa là một số hồ sơ có thể nộp ở trung tâm phục vụ hành chính công của xã, phường khác trong tỉnh rồi được chuyển về nơi có thẩm quyền.
Tuy vậy, không phải thủ tục nào cũng như vậy. Những việc cần xác minh tại chỗ, như đất đai, xác nhận tình trạng thực tế, hay những việc gắn với hồ sơ gốc lưu tại xã, thường vẫn phải làm ở nơi có thẩm quyền theo địa bàn. Trước khi nộp ở nơi khác, hỏi rõ thủ tục đó có được tiếp nhận "phi địa giới" hay không.
Với người làm ăn xa, nộp trực tuyến thường là cách thực tế nhất: không phụ thuộc bạn đang ở đâu, chỉ cần giấy tờ số hoá rõ ràng và tài khoản định danh. Kết quả nhiều thủ tục có thể nhận qua bưu chính hoặc dưới dạng bản điện tử.
Những hiểu lầm hay gặp
"Bỏ huyện thì việc gì cũng lên tỉnh." Không phải. Phần lớn việc của huyện cũ được chuyển xuống xã. Chỉ một số việc mang tính chuyên môn sâu hoặc liên quan nhiều địa bàn mới lên tỉnh.
"Đổi tên xã thì phải làm lại hết giấy tờ." Không bắt buộc. Theo nguyên tắc của việc sắp xếp đơn vị hành chính năm 2025, giấy tờ đã cấp vẫn có giá trị sử dụng; chỉ khi có thủ tục mới hoặc thay đổi thông tin khác thì giấy tờ mới sẽ ghi địa chỉ mới.
"Nộp trực tuyến thì không cần ai xác minh." Hồ sơ trực tuyến vẫn được cán bộ thẩm định, có thể phải bổ sung hoặc đến đối chiếu bản chính. Nộp trực tuyến giảm số lần đi lại chứ không bỏ hẳn khâu kiểm tra.
"Người quen ở xã làm hộ cho nhanh." Mọi hồ sơ đều có trình tự và thời hạn. Nhờ người hướng dẫn thì tốt; trả tiền cho người hứa "làm nhanh" ngoài quy định là rủi ro, và nhiều khi không nhanh hơn.
"Thôn mình thuộc xã cũ nào thì vẫn lên trụ sở xã cũ." Trụ sở các xã cũ có thể được dùng làm điểm tiếp nhận phụ, nhà văn hoá hay công trình khác, tuỳ cách bố trí của xã mới. Đừng mặc định cứ đến đó là làm được việc; hỏi trước để khỏi đi nhầm chỗ.
Khi hồ sơ chậm hoặc bị trả lại
Hồ sơ bị trả lại thường vì thiếu giấy tờ, thông tin không khớp giữa các giấy tờ (tên, ngày sinh, địa chỉ), hoặc thủ tục nộp sai nơi. Khi bị trả lại, yêu cầu cán bộ ghi rõ lý do và những gì cần bổ sung bằng văn bản hoặc phiếu hướng dẫn, để lần sau mang đủ một lần.
Nếu quá hạn hẹn mà chưa có kết quả, hỏi lại bộ phận một cửa theo mã hồ sơ. Theo quy định về một cửa, khi hồ sơ trễ hạn, cơ quan giải quyết phải thông báo và xin lỗi, hẹn lại thời gian. Người dân có quyền phản ánh, kiến nghị qua các kênh tiếp nhận của xã, của tỉnh, hoặc qua cổng dịch vụ công.
Thông tin không khớp giữa các giấy tờ là chuyện phổ biến ở vùng cao, nơi nhiều người lớn tuổi có giấy tờ làm từ lâu, tên ghi theo cách đọc khác nhau, ngày sinh có khi chỉ ghi năm. Nếu gặp tình huống này, hỏi cán bộ tư pháp – hộ tịch của xã về thủ tục cải chính, bổ sung thông tin trước khi làm những việc lớn như đất đai hay thừa kế.
Câu hỏi thường gặp
Từ 7/2025, người ở Trùng Khánh làm khai sinh cho con ở đâu?
Tại bộ phận một cửa của uỷ ban nhân dân xã mới nơi cư trú của cha hoặc mẹ, hoặc nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công. Kiểm thời hạn đăng ký khai sinh và giấy tờ cần mang theo hướng dẫn hiện hành.
Trụ sở xã mới ở xa nhà thì có cách nào đỡ đi lại không?
Có thể nộp trực tuyến những thủ tục cho phép, hỏi trưởng thôn về các đợt cán bộ xuống hỗ trợ tại thôn, hoặc gom nhiều việc để đi một lần. Hỏi trước thành phần hồ sơ để không phải quay lại.
Việc trước đây làm ở huyện, nay làm ở đâu?
Phần lớn chuyển về xã, một số lên cơ quan cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên ngành. Cách chắc nhất là hỏi bộ phận một cửa của xã hoặc tra danh mục thủ tục trên cổng dịch vụ công của tỉnh Cao Bằng.
Có thể nộp hồ sơ ở thành phố Cao Bằng thay vì về xã quê không?
Một số thủ tục được tiếp nhận không phụ thuộc nơi cư trú trong phạm vi tỉnh; một số vẫn phải làm ở nơi có thẩm quyền theo địa bàn. Hỏi trước thủ tục cụ thể, hoặc nộp trực tuyến nếu được phép.
Có phải trả phí khi làm thủ tục ở xã không?
Một số thủ tục miễn phí, một số thu phí, lệ phí theo quy định, có trường hợp được miễn giảm cho đối tượng chính sách. Mức thu cụ thể niêm yết tại nơi tiếp nhận và trên cổng dịch vụ công; chỉ nộp theo mức niêm yết và lấy biên lai.
Ai giúp người già không biết dùng điện thoại nộp hồ sơ trực tuyến?
Con cháu, cán bộ tại bộ phận một cửa, tổ công nghệ số cộng đồng ở thôn thường hỗ trợ. Không nên đưa mật khẩu tài khoản định danh cho người không quen biết.