Ở vùng Trùng Khánh, khai sinh, kết hôn, khai tử và các việc hộ tịch thông thường được đăng ký tại uỷ ban nhân dân bảy xã mới, thông qua bộ phận một cửa, hoặc nộp trực tuyến. Theo Luật Hộ tịch, khai sinh cho trẻ phải làm trong 60 ngày kể từ ngày sinh, khai tử trong 15 ngày kể từ ngày mất; kết hôn đăng ký tại uỷ ban xã nơi cư trú của một trong hai bên.
Bài này viết theo nguyên lý của pháp luật hộ tịch, kèm những tình huống hay gặp ở vùng cao như sinh con ở nhà, người lớn tuổi chưa từng có giấy khai sinh, cưới theo phong tục mà chưa đăng ký, và trường hợp kết hôn với người nước ngoài ở khu vực biên giới. Thẩm quyền và thủ tục có thể được điều chỉnh sau khi bỏ cấp huyện, nên luôn hỏi lại cán bộ tư pháp – hộ tịch của xã trước khi đi.
Khai sinh: thời hạn và nơi làm
Khai sinh là giấy tờ gốc của một đời người: mọi giấy tờ sau này như căn cước, học bạ, sổ đỏ, đều dựa vào thông tin trên đó. Cha, mẹ hoặc người thân có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ trong 60 ngày kể từ ngày sinh, tại uỷ ban xã nơi cư trú của cha hoặc mẹ.
Giấy tờ thường cần là giấy chứng sinh do cơ sở y tế cấp (nếu sinh ở cơ sở y tế), giấy tờ tuỳ thân của người đi đăng ký, và giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ nếu có. Trường hợp sinh con ở nhà, không có giấy chứng sinh, thường cần văn bản của người làm chứng xác nhận việc sinh, hoặc giấy cam đoan theo quy định; hỏi cán bộ hộ tịch cụ thể.
Hiện nay có cơ chế liên thông giúp làm một lần cho nhiều việc của trẻ dưới 6 tuổi: đăng ký khai sinh, đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế, nộp qua cổng dịch vụ công. Gia đình có điện thoại thông minh và tài khoản định danh có thể thử cách này để đỡ đi lại; nếu vướng, ra bộ phận một cửa để được hướng dẫn.
Quá 60 ngày mà chưa đăng ký thì vẫn phải đăng ký, chỉ là có thể bị nhắc nhở hoặc xử lý theo quy định. Đừng vì sợ phạt mà để con không có giấy khai sinh; thiếu giấy khai sinh, đứa trẻ sẽ gặp khó khi đi học, làm căn cước, hưởng chính sách.
Người lớn tuổi chưa có giấy khai sinh
Ở vùng cao, vẫn có những người lớn tuổi chưa từng có giấy khai sinh, hoặc giấy đã thất lạc mà sổ gốc cũng không còn. Trước đây họ dùng sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân để giao dịch; khi làm thủ tục cần giấy khai sinh, mới thấy thiếu.
Pháp luật có thủ tục đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân, gọi là đăng ký lại khai sinh hoặc đăng ký khai sinh muộn tuỳ trường hợp. Người làm cần mang các giấy tờ có thông tin về mình như căn cước, giấy tờ cũ, học bạ, giấy tờ đất đai…; cán bộ hộ tịch sẽ đối chiếu để xác định thông tin.
Việc này nên làm sớm, khi người lớn tuổi còn khoẻ để tự đi và tự xác nhận thông tin. Đợi đến khi người đó qua đời, con cháu làm thủ tục thừa kế mới phát hiện thiếu giấy khai sinh, lúc đó mọi việc khó hơn rất nhiều.
Một điểm cần chú ý: thông tin trên giấy khai sinh đăng ký muộn phải khớp với các giấy tờ đang dùng, nhất là họ tên và năm sinh. Nếu căn cước, sổ đỏ, giấy tờ cũ ghi khác nhau, nên thống nhất với cán bộ trước chọn thông tin nào làm gốc và kế hoạch điều chỉnh các giấy tờ còn lại, tránh tạo thêm một phiên bản thông tin thứ ba.
Kết hôn: cưới theo phong tục và đăng ký theo luật
Đám cưới của người Tày, người Nùng có nhiều nghi lễ: người mối, quan làng, đón dâu, lại mặt. Những nghi lễ ấy là phần văn hoá quý, nhưng không thay được việc đăng ký kết hôn. Theo pháp luật, hôn nhân chỉ được công nhận khi đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền; cưới theo phong tục mà không đăng ký thì về mặt pháp lý hai người chưa phải vợ chồng.
Hệ quả của việc không đăng ký thường lộ ra muộn: khi làm khai sinh cho con (thiếu giấy chứng nhận kết hôn, việc ghi tên cha có thể cần thủ tục nhận cha con), khi đứng tên chung sổ đỏ, khi một bên mất và phải chia tài sản, khi hai người chia tay và tranh chấp con cái. Phụ nữ và trẻ em thường là bên chịu thiệt.
Đăng ký kết hôn làm tại uỷ ban xã nơi cư trú của một trong hai bên. Hai người phải đủ tuổi kết hôn theo luật (nam từ đủ 20 tuổi, nữ từ đủ 18 tuổi), tự nguyện, không thuộc các trường hợp bị cấm. Cả hai cùng có mặt khi đăng ký, mang giấy tờ tuỳ thân; nếu một bên cư trú ở xã khác, có thể cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo hướng dẫn.
Tảo hôn, tức kết hôn khi chưa đủ tuổi, vẫn còn gặp ở một số vùng cao. Ngoài việc trái luật, tảo hôn khiến các em, nhất là em gái, bỏ học sớm, mang thai sớm khi cơ thể chưa sẵn sàng. Các gia đình nên chờ con đủ tuổi, đủ trưởng thành.
Kết hôn có yếu tố nước ngoài ở vùng biên
Vùng Trùng Khánh nằm ở biên giới, có những cặp đôi là công dân Việt Nam và công dân nước láng giềng. Pháp luật hộ tịch có quy định riêng cho việc đăng ký kết hôn, khai sinh, nhận cha mẹ con giữa công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với công dân nước láng giềng thường trú ở khu vực biên giới với Việt Nam: những việc này do uỷ ban xã ở khu vực biên giới nơi cư trú của công dân Việt Nam thực hiện.
Với các trường hợp kết hôn với người nước ngoài khác (không thuộc diện cư dân biên giới), trước đây thuộc thẩm quyền cấp huyện; sau khi bỏ cấp huyện, thẩm quyền được phân lại theo văn bản mới. Bạn cần hỏi bộ phận một cửa của xã để biết hiện nay việc này làm ở đâu, giấy tờ của người nước ngoài cần hợp pháp hoá lãnh sự, dịch thuật thế nào.
Giấy tờ của người nước ngoài thường là phần mất nhiều thời gian nhất: giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của nước họ, giấy khám sức khoẻ, giấy tờ tuỳ thân, kèm bản dịch có chứng thực. Chuẩn bị sớm và hỏi kỹ yêu cầu trước khi đặt ngày cưới.
Hôn nhân phải tự nguyện. Nếu thấy dấu hiệu môi giới hôn nhân trái phép, ép buộc hay lừa gạt phụ nữ, trẻ em gái sang bên kia biên giới, báo ngay cho công an xã, đồn biên phòng hoặc chính quyền địa phương.
Khai tử: vì sao không nên chậm
Khi trong nhà có người mất, việc đầu tiên của gia đình là tang lễ theo phong tục, và đó là điều tự nhiên. Nhưng sau tang lễ, khai tử trong 15 ngày là việc nên làm đúng hạn. Người đi khai tử là người thân thích của người mất, mang giấy báo tử hoặc giấy tờ thay giấy báo tử (do cơ sở y tế cấp nếu mất tại cơ sở y tế; nếu mất tại nhà thì có văn bản xác nhận theo quy định), và giấy tờ tuỳ thân của người đi khai.
Giấy chứng tử là căn cứ để xoá đăng ký thường trú của người mất, để làm thủ tục thừa kế đất đai, nhà cửa, rút tiền gửi, hưởng chế độ tử tuất nếu người mất có đóng bảo hiểm xã hội hay là người có công. Nhiều gia đình chậm khai tử vài năm, đến khi chia đất mới đi làm, lúc đó phải giải trình và tìm người làm chứng, mất công hơn nhiều.
Ở vùng cao, người mất tại nhà là phổ biến. Trưởng thôn, cán bộ y tế thôn bản thường là người biết rõ sự việc và có thể giúp gia đình chuẩn bị giấy tờ xác nhận ban đầu.
Các việc hộ tịch khác hay cần
Ngoài ba việc lớn, có một số thủ tục hộ tịch người dân vùng Trùng Khánh hay cần khi làm giấy tờ khác.
- Trích lục hộ tịch (bản sao giấy khai sinh, kết hôn…): xin tại nơi đã đăng ký hoặc qua hệ thống trực tuyến nếu dữ liệu đã số hoá. Nơi đăng ký cũ là uỷ ban xã cũ; hồ sơ, sổ sách được chuyển về xã mới quản lý.
- Xác nhận tình trạng hôn nhân: cần khi kết hôn ở nơi khác, khi mua bán nhà đất, khi vay vốn. Làm tại uỷ ban xã nơi cư trú.
- Cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch: khi tên, ngày sinh, dân tộc trên giấy khai sinh sai; cần giấy tờ chứng minh thông tin đúng.
- Xác định lại dân tộc: theo quy định, trong một số trường hợp như con có cha mẹ khác dân tộc; hỏi cán bộ hộ tịch về điều kiện.
- Nhận cha, mẹ, con: khi cha mẹ không đăng ký kết hôn mà muốn ghi tên cha vào giấy khai sinh của con.
- Giám hộ: cho trẻ mồ côi hoặc người mất năng lực hành vi, cần người đại diện hợp pháp.
Nhiều sổ hộ tịch cũ ở vùng cao được lập bằng tay, có thể nhoè, rách, hoặc chưa số hoá đầy đủ. Khi xin trích lục mà không tìm thấy dữ liệu, đề nghị cán bộ kiểm cả sổ gốc lưu tại xã và tỉnh trước khi kết luận là không có.
Trích lục thông tin ở xã cũ đã sáp nhập
Một băn khoăn của nhiều người: giấy khai sinh của mình đăng ký ở uỷ ban xã Cao Thăng cũ, nay xã ấy không còn, xin bản sao ở đâu? Khi sắp xếp đơn vị hành chính, sổ hộ tịch và hồ sơ của xã cũ được bàn giao cho xã mới quản lý; Cao Thăng cũ nay thuộc xã Đoài Dương, nên bạn hỏi bộ phận một cửa của xã Đoài Dương.
Dữ liệu hộ tịch từ nhiều năm trước cũng đã được số hoá dần vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; nhiều trường hợp có thể xin trích lục trực tuyến. Nếu dữ liệu chưa có trên hệ thống, cán bộ sẽ tra sổ giấy.
Nếu không tìm được ở xã, có thể sổ lưu ở cấp tỉnh (theo quy định, sổ hộ tịch thường lập thành hai quyển, một lưu ở cơ quan đăng ký, một lưu ở cấp trên). Hỏi cán bộ để được hướng dẫn tra cứu tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Sinh con ở nhà không có giấy chứng sinh thì khai sinh thế nào?
Vẫn khai sinh được. Thường cần văn bản xác nhận của người làm chứng về việc sinh hoặc giấy cam đoan theo quy định. Hỏi cán bộ tư pháp – hộ tịch của xã để chuẩn bị đúng.
Đăng ký kết hôn ở xã nào khi hai người ở hai xã khác nhau?
Đăng ký tại uỷ ban xã nơi cư trú của một trong hai bên. Bên không cư trú ở xã đó có thể cần giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Cả hai cùng có mặt khi đăng ký.
Cưới theo phong tục nhiều năm rồi mới đăng ký kết hôn có được không?
Được, và nên làm sớm. Quan hệ vợ chồng được pháp luật công nhận tính từ ngày đăng ký. Việc đăng ký giúp bảo vệ quyền lợi về tài sản, con cái và thừa kế.
Giấy khai sinh đăng ký ở xã cũ đã sáp nhập, xin bản sao ở đâu?
Hỏi uỷ ban xã mới mà xã cũ đã nhập vào, vì sổ hộ tịch đã được bàn giao. Nhiều trường hợp có thể xin trích lục trực tuyến nếu dữ liệu đã số hoá.
Kết hôn với công dân nước láng giềng ở vùng biên làm ở đâu?
Nếu cả hai đều là cư dân khu vực biên giới thì theo quy định riêng, việc này do uỷ ban xã ở khu vực biên giới nơi cư trú của công dân Việt Nam thực hiện. Trường hợp khác, hỏi xã về thẩm quyền hiện hành.
Quá hạn khai tử thì có làm được không?
Vẫn làm được và nên làm ngay. Có thể cần giải trình và giấy tờ xác nhận việc mất. Giấy chứng tử cần cho xoá thường trú, thừa kế và các chế độ của người mất.