Phần lớn việc chứng thực đời thường của người dân vùng Trùng Khánh làm được tại uỷ ban nhân dân xã mới: chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp, chứng thực chữ ký trên giấy tờ, chứng thực một số hợp đồng, giao dịch (trong đó có hợp đồng liên quan đến đất đai, nhà ở theo quy định), giấy uỷ quyền. Bản sao điện tử chứng thực từ bản chính cũng có thể làm qua dịch vụ công trực tuyến ở nhiều thủ tục.
Những việc vượt phạm vi của xã, như chứng thực bản dịch giấy tờ nước ngoài hay một số hợp đồng phức tạp, thường làm ở tổ chức hành nghề công chứng hoặc theo phân công mới sau khi bỏ cấp huyện. Bài này giải thích từng loại chứng thực, khi nào chọn chứng thực ở xã, khi nào nên ra công chứng, và những lỗi làm hồ sơ bị từ chối.
Chứng thực và công chứng khác nhau thế nào
Hai từ hay bị dùng lẫn. Chứng thực là việc cơ quan có thẩm quyền (uỷ ban xã, một số cơ quan khác) xác nhận bản sao đúng với bản chính, chữ ký đúng là của người ký, hoặc hợp đồng được các bên ký đúng thẩm quyền, tự nguyện. Công chứng do công chứng viên tại tổ chức hành nghề công chứng thực hiện, xác nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; công chứng viên chịu trách nhiệm cả về nội dung ở mức độ sâu hơn.
Với bản sao giấy tờ, cả uỷ ban xã và tổ chức hành nghề công chứng đều có thể chứng thực bản sao từ bản chính. Với hợp đồng, pháp luật quy định loại nào phải công chứng, loại nào được chọn công chứng hoặc chứng thực. Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất theo quy định hiện hành được công chứng hoặc chứng thực; người dân vùng xa thường chọn chứng thực ở xã vì gần hơn.
Tuy nhiên, với giao dịch giá trị lớn, nhiều bên, có yếu tố phức tạp (đất đang thế chấp, đất thừa kế nhiều người, người bán ở xa uỷ quyền), nhiều người chọn ra công chứng để được kiểm tra kỹ hơn. Không có lựa chọn nào đúng tuyệt đối; điều quan trọng là hiểu mình đang được xác nhận điều gì.
Chứng thực bản sao từ bản chính: những điều hay bị từ chối
Bạn mang bản chính và bản photo (hoặc đề nghị chụp tại chỗ) đến bộ phận một cửa của xã; cán bộ đối chiếu, ký và đóng dấu xác nhận bản sao đúng với bản chính. Bản sao có chứng thực dùng thay bản chính trong nhiều giao dịch, nhưng hiện nay nhiều cơ quan đã chấp nhận đối chiếu bản chính trực tiếp hoặc khai thác dữ liệu điện tử, không đòi bản sao chứng thực như trước.
Các trường hợp thường bị từ chối: bản chính bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm bớt nội dung không hợp lệ; bản chính hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung; giấy tờ có đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp; giấy tờ do cá nhân tự lập không có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Giấy tờ cũ ở vùng cao bị ẩm mốc, nhoè mực là chuyện thường; nếu bản chính quá hỏng, cần xin cấp lại bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc trước.
Một lưu ý thực tế: đừng chứng thực thừa. Trước khi đi, hỏi cơ quan nhận hồ sơ cần bao nhiêu bản sao có chứng thực, hay chỉ cần mang bản chính để đối chiếu. Nhiều người ở bản xa chứng thực cả chục bản cho chắc, tốn thời gian và chi phí không cần thiết.
Chứng thực chữ ký và giấy uỷ quyền
Chứng thực chữ ký là xác nhận chữ ký trong giấy tờ đúng là của người yêu cầu. Người ký phải có mặt, xuất trình giấy tờ tuỳ thân và ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Việc này hay dùng cho giấy cam kết, đơn từ, một số loại giấy uỷ quyền đơn giản.
Giấy uỷ quyền rất hay cần ở vùng Trùng Khánh, vì nhiều người con đi làm ăn xa nhờ cha mẹ ở quê làm hộ giấy tờ, hoặc ngược lại, cha mẹ già uỷ quyền cho con làm thủ tục đất đai. Pháp luật phân biệt: uỷ quyền đơn giản, không thù lao, không liên quan chuyển quyền sở hữu tài sản có thể dùng giấy uỷ quyền chứng thực chữ ký; uỷ quyền liên quan đến bất động sản, chuyển quyền sở hữu, hoặc có thù lao thường phải lập hợp đồng uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực hợp đồng.
Trước khi lập giấy uỷ quyền, hỏi cơ quan sẽ nhận hồ sơ yêu cầu loại nào, để không phải làm lại. Nội dung uỷ quyền nên ghi cụ thể phạm vi (làm thủ tục gì, ở đâu, có được ký thay, nhận kết quả, nhận tiền hay không) và thời hạn. Uỷ quyền chung chung "làm mọi việc liên quan" vừa dễ bị từ chối, vừa dễ bị lạm dụng.
Chứng thực hợp đồng ở xã: chuẩn bị gì
Khi chứng thực hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp đất hay hợp đồng về nhà ở tại uỷ ban xã, các bên nên chuẩn bị những thứ dưới đây.
- Dự thảo hợp đồng (có thể nhờ cán bộ hướng dẫn mẫu), thể hiện đầy đủ thông tin các bên, thửa đất, giá, phương thức thanh toán, quyền và nghĩa vụ.
- Bản chính giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các giấy tờ liên quan.
- Giấy tờ tuỳ thân của tất cả các bên; giấy chứng nhận kết hôn nếu tài sản là tài sản chung vợ chồng (vợ chồng cùng ký hoặc có văn bản đồng ý).
- Nếu đất thuộc hộ gia đình đứng tên chung, cần chữ ký hoặc văn bản đồng ý của các thành viên có quyền theo quy định.
- Tất cả các bên có mặt để ký trước người thực hiện chứng thực; người không biết chữ hoặc không ký được có quy định riêng về điểm chỉ và người làm chứng.
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi và sự tự nguyện của các bên, chữ ký của các bên. Nội dung giao dịch (giá cả, điều khoản) là trách nhiệm của các bên tự thoả thuận. Đọc kỹ hợp đồng trước khi ký, đặc biệt với người lớn tuổi, người không thạo tiếng phổ thông.
Người không đọc thông tiếng phổ thông, người không biết chữ
Ở vùng Trùng Khánh, một số người lớn tuổi người Tày, người Nùng không thạo đọc tiếng phổ thông, có người không biết chữ. Khi họ là một bên trong hợp đồng, nhất là hợp đồng về đất, nguy cơ ký vào điều mình không hiểu là có thật.
Pháp luật chứng thực có quy định cho trường hợp người không đọc được, không nghe được, không ký được: cần người làm chứng, người phiên dịch nếu cần, và việc điểm chỉ thay chữ ký theo quy định. Người làm chứng phải là người đủ năng lực, không có quyền lợi liên quan đến giao dịch.
Con cháu và cán bộ xã nên dành thời gian đọc và giải thích lại từng điều khoản bằng tiếng mẹ đẻ của người ký. Một hợp đồng được người lớn tuổi hiểu rõ trước khi điểm chỉ sẽ tránh được nhiều tranh chấp về sau, cả trong gia đình lẫn với người ngoài.
Giấy tờ cho người đi làm ăn xa, đi lao động nước ngoài
Nhiều thanh niên vùng Trùng Khánh đi làm ở các khu công nghiệp miền xuôi hoặc đi lao động có thời hạn ở nước ngoài. Hồ sơ của họ thường cần một bộ giấy tờ có chứng thực: căn cước, giấy khai sinh, bằng cấp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, sổ đỏ của gia đình nếu dùng làm tài sản bảo lãnh. Làm sẵn trước khi đi giúp tránh cảnh phải nhờ người nhà chạy lên xã nhiều lần khi đã ở xa.
Trước khi đi xa dài ngày, nên lập sẵn giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng uỷ quyền phù hợp cho cha mẹ hoặc người thân tin cậy, để họ có thể làm thay một số thủ tục ở quê khi cần. Ghi rõ phạm vi, thời hạn; không uỷ quyền rộng hơn nhu cầu thật.
Với đi lao động nước ngoài, chỉ làm hồ sơ qua doanh nghiệp được cấp phép và các kênh chính thức. Những người môi giới đòi giữ bản chính giấy tờ, sổ đỏ của gia đình "làm tin" là dấu hiệu cần dừng lại và hỏi chính quyền xã trước khi giao bất cứ thứ gì.
Bản sao điện tử và chứng thực trực tuyến
Bên cạnh bản sao giấy, hiện nay có dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: bạn nộp yêu cầu trực tuyến, mang bản chính đến để đối chiếu hoặc theo hướng dẫn cụ thể, nhận bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan chứng thực. Bản sao điện tử dùng được cho nhiều thủ tục nộp trực tuyến, đỡ phải chụp lại, công chứng lại nhiều lần.
Với người ở bản xa, đây là cách tiết kiệm: một lần có bản sao điện tử của giấy khai sinh, bằng cấp, sổ đỏ, có thể dùng cho nhiều hồ sơ trực tuyến về sau. Tuy nhiên, không phải mọi nơi, mọi thủ tục đều đã chấp nhận bản sao điện tử; hỏi cơ quan nhận hồ sơ trước.
Lưu trữ bản sao điện tử cẩn thận trên tài khoản dịch vụ công hoặc thiết bị an toàn; không gửi tràn lan qua mạng xã hội cho người không quen, vì thông tin trên giấy tờ có thể bị dùng cho mục đích xấu.
Lỗi hay gặp làm mất công đi lại
Mang bản photo mờ, cắt xén. Bản sao phải đầy đủ, rõ như bản chính. Photo nghiêng, mất góc, mất dấu đỏ thường bị yêu cầu làm lại.
Thiếu người ký. Hợp đồng đất của vợ chồng mà chỉ một người đến; đất hộ gia đình mà thiếu thành viên có quyền. Hỏi trước ai cần có mặt.
Ký sẵn ở nhà. Chữ ký phải được ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Ký sẵn ở nhà mang đến sẽ không được chứng thực chữ ký.
Dùng sai loại uỷ quyền. Uỷ quyền cho việc đất đai mà chỉ chứng thực chữ ký trên giấy uỷ quyền đơn giản có thể không được chấp nhận. Hỏi loại uỷ quyền cần dùng.
Đến vào giờ sát nghỉ. Hợp đồng đất đai cần thời gian kiểm tra, đọc lại, ký nhiều trang. Đến lúc gần hết giờ làm việc dễ phải hẹn lại hôm khác, mất thêm một chuyến đường núi.
Không mang giấy tờ tuỳ thân bản gốc. Ảnh chụp căn cước trên điện thoại không thay được bản gốc ở nhiều thủ tục; căn cước điện tử trên VNeID được chấp nhận ở một số nơi, hỏi trước.
Câu hỏi thường gặp
Chứng thực bản sao ở xã có giá trị như ở văn phòng công chứng không?
Bản sao được chứng thực từ bản chính tại uỷ ban xã hay tại tổ chức hành nghề công chứng đều có giá trị sử dụng thay bản chính trong giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác.
Có thể chứng thực bản sao ở xã khác không phải nơi mình ở không?
Chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc nơi cư trú, bạn có thể làm ở uỷ ban xã thuận tiện. Chứng thực hợp đồng liên quan đất đai thường làm tại xã nơi có đất.
Người già nằm một chỗ cần ký hợp đồng thì làm thế nào?
Có thể đề nghị người thực hiện chứng thực đến tận nơi trong trường hợp chính đáng theo quy định, hoặc mời công chứng viên đến nhà. Liên hệ trước để được hướng dẫn.
Giấy tờ cũ bị nhoè, rách có chứng thực bản sao được không?
Nếu không xác định được nội dung thì sẽ bị từ chối. Cần xin cấp lại bản chính hoặc trích lục từ sổ gốc tại cơ quan đã cấp trước khi chứng thực.
Bản sao chứng thực có thời hạn sử dụng không?
Pháp luật không đặt thời hạn chung cho bản sao chứng thực, nhưng một số cơ quan yêu cầu bản sao trong thời gian gần. Hỏi cơ quan nhận hồ sơ để biết yêu cầu cụ thể.
Chứng thực có tốn phí không?
Có phí theo quy định cho từng loại chứng thực, tính theo trang, theo bản hoặc theo hợp đồng tuỳ loại. Mức thu được niêm yết công khai tại nơi chứng thực; chỉ nộp theo mức niêm yết và nhận biên lai đầy đủ.